Spara domarkvitton: hur länge, var och i vilken form?

Räkenskapsinformation ska sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 §). Domarnas räkningar är räkenskapsinformation när de är verifikationer i bokföringen.

Ett exempel: har föreningen kalenderår som räkenskapsår, avslutas räkenskapsåret 2026 vid årsskiftet. Räkningarna från 2026 ska då sparas till och med 2033. Samma sak gäller ett brutet räkenskapsår som slutar under 2026.

Räkenskapsinformation får sparas på papper eller som elektronisk handling, om den elektroniska handlingen går att skriva ut direkt (7 kap. 1 §). En räkning som kom in digitalt ska sparas i det format och med det innehåll den hade när föreningen fick den. En räkning som kom in på papper ska sparas i det skick den hade.

Handlingarna ska vara varaktiga och lätt åtkomliga och förvaras ordnat och överskådligt (7 kap. 2 §). En pärm i en privat bil eller en tråd i en avgången kassörs mejl uppfyller inte det, oavsett vad lagen kräver.

Huvudregeln är att räkenskapsinformationen ska förvaras i Sverige (7 kap. 2 §). Elektroniska handlingar får förvaras i ett annat EU-land, om

• platsen, och varje ändring av den, anmäls till Skatteverket,
• Skatteverket och Tullverket på begäran får omedelbar elektronisk åtkomst, och
• föreningen direkt kan skriva ut informationen i Sverige (7 kap. 3 a §).

Förvaring utanför EU kräver i regel Skatteverkets tillstånd (7 kap. 4 §). Använder föreningen en molntjänst för kvitton är det alltså värt att fråga var filerna faktiskt ligger.

Ja, sedan en ändring i bokföringslagen 2024 (SFS 2024:342). Pappershandlingen får förstöras när informationen har förts över till en annan handling, till exempel en skannad fil. Det gäller bara om överföringen inte innebär någon risk för att informationen ändras eller försvinner (7 kap. 6 §). Bilden måste alltså vara läsbar och komplett, och filen måste sparas lika ordnat som pappret skulle ha gjorts.

• Ett ställe för alla räkningar, som föreningen äger och inte en enskild person.
• Filnamn eller ordning efter verifikationsnummer, så att varje räkning går att hitta från bokföringen.
• En överlämning när kassören eller domaransvarig byts, med var arkivet finns och vem som har tillgång.