Från pärm till mobil: att gå över till digitala domarkvitton

Papperskvitton fungerar så länge allt går rätt. Problemen kommer när en lapp försvinner, när kassören inte kan läsa handstilen, när en räkning saknar matchdatum eller när någon ska leta fram förra årets underlag till revisorerna. En digital räkning med fasta fält går inte att lämna in halvfärdig, och den hamnar på samma ställe varje gång.

Byt vid en naturlig gräns, till exempel inför en ny säsong eller ett nytt räkenskapsår. Då behöver ingen räkning finnas i två system samtidigt, och det är lätt att säga vad som gäller: matcher från och med startdatumet redovisas digitalt.

• Berätta i god tid vad som ändras, varför och från vilket datum.
• Ge en kort instruktion: hur domaren loggar in, var uppdragen syns och hur räkningen lämnas.
• Ha en person domarna kan fråga de första veckorna.
• Tänk på domare som inte har en smarttelefon, och på unga domare vars föräldrar kan behöva vara med.

Räkningar som redan finns ska sparas lika länge som förut: till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen 7 kap. 2 §). Föreningen får skanna dem och slänga pappret, om överföringen inte innebär någon risk för att informationen ändras eller försvinner (7 kap. 6 §). Mer om det står i guiden om att spara domarkvitton.

Fråga domarna och kassören hur det går. Kommer räkningarna in snabbare? Saknas något på dem? Är det någon som inte har kommit igång? Det är lättare att rätta till i början av säsongen än i slutet.