Domarkvitto: vad ska stå på det?

Det som i föreningar kallas domarkvitto är oftast domarens räkning: ett anspråk på arvode och reseersättning för en match. Domaren lämnar räkningen, föreningen kontrollerar och godkänner den och betalar sedan ut. Räkningen blir därefter underlaget, verifikationen, i föreningens bokföring.

Därför spelar det roll vad som står på den. En räkning som saknar datum eller inte säger vilken match den gäller går inte att kontrollera i efterhand, varken av kassören, av revisorerna eller av domaren själv.

En ideell förening är bokföringsskyldig om den bedriver näringsverksamhet eller om tillgångarna är värda mer än en och en halv miljon kronor (2 kap. 2 §). För en sådan förening ska det finnas en verifikation för varje affärshändelse (5 kap. 6 §). En utbetalning till en domare är en affärshändelse.

Enligt 5 kap. 7 § ska verifikationen innehålla uppgift om

• när den sammanställdes,
• när affärshändelsen inträffade,
• vad den avser,
• vilket belopp den gäller,
• vilken motpart den berör, och
• ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken, så att den går att koppla till bokföringen.

Rättas en verifikation ska det framgå när rättelsen gjordes och vem som gjorde den (5 kap. 9 §). Flera likartade affärshändelser får dokumenteras i en gemensam verifikation (5 kap. 6 §).

En förening som inte är bokföringsskyldig behöver ändå kunna visa styrelsen, revisorerna och årsmötet vart pengarna har gått. Samma uppgifter gör det jobbet.

Översatt till en domarmatch blir det ungefär så här:

• Föreningen: namn och organisationsnummer.
• Domaren: namn och en kontaktuppgift.
• Matchen: lagen, datum och tid, plats, serie eller tävling, och domarens roll (till exempel huvuddomare eller assisterande).
• Arvodet för matchen.
• Resan: antal kilometer och ersättningen per mil, så att beloppet går att räkna om.
• Övriga utlägg, till exempel parkering eller tågbiljett, med kvittot bifogat.
• Totalbeloppet och hur det ska betalas ut.
• Datum då räkningen fylldes i.
• Godkännandet: vem i föreningen som godkände och när.
• Verifikationsnumret, när räkningen bokförs.

Föreningen kan behöva fler uppgifter om domaren för sin redovisning till Skatteverket. Det är en egen fråga, som den här guiden inte tar upp. Skatteverket beskriver reglerna för ersättning i ideella föreningar på sin webbplats.

• Räkningen saknar matchdatum, eller har bara datumet då den lämnades in.
• Ett totalbelopp utan uppdelning, så att arvode och resa inte går att skilja åt.
• En räkning för flera matcher där det inte går att se vad varje match kostade.
• Rättelser med penna utan uppgift om vem som ändrade och när.
• Handskrivna lappar i en pärm som ingen har ansvar för, eller i någons mejl.