Integritetspolicy

HeyRef drivs av Brobox AB. För uppgifter som du lämnar direkt till oss — till exempel en intresseanmälan på startsidan — är Brobox AB personuppgiftsansvarig. För uppgifter som en förening lägger in om sina domare är föreningen personuppgiftsansvarig och Brobox AB personuppgiftsbiträde; ett biträdesavtal ska tecknas med varje förening innan skarp drift. Kontakt i alla dessa frågor: hej@heyref.se.

Fem saker, inget mer:

• Intresseanmälan. Föreningens namn, din e-postadress, ungefärligt antal domare och ett frivilligt meddelande, plus tidpunkten. Vi använder det bara för att svara dig och för att förbereda en uppsättning av föreningen.
• Spärr mot massanmälningar. Formuläret ligger öppet på nätet och kan annars matas med hundratals anmälningar i rad. När du skickar en anmälan sparar vi därför två ogenomskinliga nycklar med varsin räknare: en av din IP-adress och en av din e-postadress. Båda hashas med en hemlig servernyckel innan de skrivs — de går inte att räkna tillbaka till någon adress, bara att jämföra med nästa anmälan. Varken IP-adressen eller e-postadressen står i klartext i den tabellen.
• Konto och inloggning. E-postadress (obligatorisk — inloggningen sker med en länk via e-post), namn och telefonnummer om de fyllts i, samt aktiva inloggningssessioner.
• Uppdrag och ersättning. Matcher, tilldelningar, arvode, körsträcka och milersättning, övriga utlägg, det domaren skriver i kvittot, attestbeslut, utbetalningsuppgifter och det verifikationsnummer och PDF-underlag som skapas när ett kvitto godkänns.
• Notisloggar. Att ett e-postmeddelande eller SMS har skickats, till vilken mottagare, när och om det gick fram.

Vi använder ingen analys- eller marknadsföringsspårning och säljer inga uppgifter vidare. Den enda kakan som sätts är den inloggningssession som krävs för att hålla dig inloggad.

• Databasen ligger hos Neon (hanterad Postgres) i regionen eu-central-1 i Frankfurt, alltså inom EU. Kvitton är räkenskapsinformation, och bokföringslagen tillåter förvaring inom EU medan förvaring utanför EU kräver Skatteverkets tillstånd. Därför ligger databasen i EU.
• Filer — PDF-underlag och föreningens logotyp — ligger i en privat lagring hos Vercel Blob i Stockholm. Filerna är inte publikt läsbara: de hämtas server-side och lämnas bara ut till den som är inloggad i rätt förening.
• Drift och loggar sköts av Vercel, som också hanterar tekniska loggar över anrop till tjänsten.
• Utskick. E-post skickas via Mailjet och SMS via 46elks, och bara när tjänsten är konfigurerad med nycklar för dem. Utan nycklar skickas inget alls.

• Intresseanmälningar raderas senast tolv månader efter vår senaste kontakt, om ingen förening sätts upp. Raderingen sker manuellt i dag — det finns ingen automatisk gallring av själva anmälningarna.
• Spärrnycklarna — den hashade IP-adressen och den hashade e-postnyckeln — lever i en timme, lika länge som spärren räknar. Efter det tas raden bort automatiskt. Städningen görs av nästa inkommande anmälan och inte av ett schemalagt jobb, så en enstaka rad kan ligga kvar något längre om ingen anmäler sig på ett tag. Raderas en intresseanmälan är den här raden alltså inte ett spår som blir kvar: den innehåller ingen adress i klartext och försvinner av sig själv.
• Godkända kvitton med verifikationsnummer är bokföringsunderlag och måste enligt bokföringslagen (7 kap. 2 §) sparas i sju år efter utgången av det kalenderår räkenskapsåret avslutades. De kan alltså inte raderas på begäran under den tiden.
• Konton och uppgifter som inte är bokföringsunderlag raderas när föreningen slutar använda HeyRef eller när du ber oss om det.

Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi har om dig, att få dem rättade, att få dem raderade när de inte längre behövs eller måste sparas enligt lag, och att invända mot hur vi behandlar dem. Skriv till hej@heyref.se så svarar vi. Är du inte nöjd med hur vi hanterar frågan kan du klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Upptäcker vi att uppgifter kommit i orätta händer meddelar vi berörda föreningar och gör en anmälan till IMY enligt reglerna i dataskyddsförordningen. Hittar du en brist i hur vi hanterar uppgifter vill vi veta det direkt: hej@heyref.se.