Integritetspolicy

HeyRef drivs av Brobox AB. För uppgifter som du lämnar direkt till oss — till exempel en intresseanmälan på startsidan — är Brobox AB personuppgiftsansvarig. För uppgifter som en förening lägger in om sina domare är föreningen personuppgiftsansvarig och Brobox AB personuppgiftsbiträde; ett biträdesavtal ingås med varje förening innan föreningen kan bjuda in domare. Kontakt i alla dessa frågor: hej@heyref.se.

Åtta saker, inget mer:

• Intresseanmälan. Föreningens namn, din e-postadress, ungefärligt antal domare och ett frivilligt meddelande, plus tidpunkten. Vi använder det bara för att svara dig och för att förbereda en uppsättning av föreningen.
• Spärr mot massanmälningar. Formuläret ligger öppet på nätet och kan annars matas med hundratals anmälningar i rad. När du skickar en anmälan sparar vi därför två ogenomskinliga nycklar med varsin räknare: en av din IP-adress och en av din e-postadress. Båda hashas med en hemlig servernyckel innan de skrivs — de går inte att räkna tillbaka till någon adress, bara att jämföra med nästa anmälan. Varken IP-adressen eller e-postadressen står i klartext i den tabellen.
• Konto och inloggning. E-postadress (obligatorisk — inloggningen sker med en länk via e-post), namn och telefonnummer om de fyllts i, och aktiva inloggningssessioner med IP-adress och uppgift om webbläsare eller enhet. En inloggningslänk sparas bara i hashad form, tillsammans med adressen den skickades till. För att stoppa upprepade inloggningsförsök räknar vi anrop per IP-adress. Ber du om att få kontot raderat sparar vi begäran, med din e-postadress tills vi har bekräftat att raderingen är gjord.
• Uppdrag och ersättning. Medlemskapet i föreningen (roll, kontaktnummer, behörigheter och om domaren har F-skatt), matcher, tilldelningar, intresseanmälningar till matcher, arvode, körsträcka och milersättning, övriga utlägg, det domaren skriver i kvittot, attestbeslut, utbetalningsuppgifter och det verifikationsnummer och PDF-underlag som skapas när ett kvitto godkänns.
• Betaluppgifter. Om din förening tar emot dem i HeyRef: Swishnummer och/eller clearingnummer, kontonummer och kontohavarens namn, så att föreningen kan betala ut din ersättning. Uppgifterna sparas krypterade, visas bara för den i föreningen som sköter utbetalningarna och bara maskerade utom när utbetalningen görs. Vi sparar vem som lade in dem och loggar varje gång någon ser dem. De raderas när du tar bort dem eller när ditt medlemskap i föreningen upphör.
• Notisloggar. Att ett e-postmeddelande eller SMS har skickats, till vilken mottagare, när och om det gick fram.
• Avtal med föreningar. När någon ingår ett avtal för en förening: namn, befattning, e-postadress, tidpunkt, IP-adress och webbläsaruppgift, som bevis på att avtalet har ingåtts. Uppgifterna sparas i tio år efter att avtalet har upphört.
• Appens push-token. Slår du på notiser i appen sparar vi telefonens push-token — adressen som notiserna skickas till — om telefonen är en iPhone eller en Android, och när token registrerades och senast användes. Mer om appen står nedan.

På de publika sidorna — startsidan, guiderna, Kom igång, Support, Integritetspolicy och Villkor — räknar vi besök med Vercel Web Analytics, för att se hur många som hittar hit och varifrån. Det sätter inga kakor och sparar ingenting i din webbläsare. För varje sidvisning tar Vercel emot sidans adress, sidan du kom från, ungefärligt land och ort, webbläsare, operativsystem och typ av enhet. Du känns igen med en kod som räknas fram ur anropet och kastas efter ett dygn, och vi ser bara sammanräknade tal. Sidorna i den inloggade tjänsten räknas inte. Grunden är vårt berättigade intresse av att veta om webbplatsen når fram.

Utöver det använder vi ingen analys- eller marknadsföringsspårning, och vi säljer inga uppgifter vidare. Kakorna som sätts är den inloggningssession som krävs för att hålla dig inloggad och heyref_active_org, som kommer ihåg vilken förening du valde. Den sätts när du väljer förening eller accepterar en inbjudan och tas bort när du loggar ut.

• Samma konto som på webben. Appen för iPhone och Android använder samma konto och samma uppgifter som webben, och hämtar och skickar dem till HeyRef på samma sätt.
• Inloggning. Du loggar in med en länk som skickas till din e-post, precis som på webben. Inloggningen sparas sedan krypterad i telefonen (i iPhone i nyckelringen), så att du slipper logga in varje gång.
• I telefonen. Appen kommer ihåg vilken förening du valde och sparar ett kvitto som du har börjat fylla i men inte skickat, så att det inte försvinner om appen stängs. Utkastet tas bort när kvittot skickas, och båda tas bort när du loggar ut.
• Push-notiser. Notiserna skickas via Expos pushtjänst, som lämnar dem vidare till Apple (iPhone) eller Google (Android). Varje notis har en fast rubrik och text, till exempel ”Ny matchtilldelning” eller ”Kvittot är godkänt”. Notiser om matcher innehåller också lagen, datum och tid och ibland serien. Notisen innehåller dessutom vilken skärm appen ska öppna och oftast en slumpmässig identifierare för uppdraget eller kvittot. Den innehåller aldrig namn eller belopp. Du stänger av notiserna i telefonens inställningar. När du loggar ut ur appen tar vi bort telefonens push-token.
• Uppdateringar. Varje gång appen startar frågar den Expos uppdateringstjänst (EAS Update) om det finns en nyare version av appen. Frågan innehåller telefonens operativsystem (iOS eller Android), appens versionsuppgifter och en slumpmässig identifierare som appen skapar och sparar i telefonen. Kraschade appen vid förra starten följer också felmeddelandet från kraschen med. Expo ser dessutom den IP-adress frågan kommer från. Frågan innehåller inget om ditt konto. Vad Expo sparar och hur länge styrs av Expos villkor, enligt Expos dokumentation.
• Radera kontot. I appen, under Profil, kan du be om att få ditt konto raderat. Samma sak går att göra på heyref.se/radera-konto.

När du laddar ner appen gäller dessutom Apples villkor för App Store eller Googles för Google Play.

• Databasen ligger hos Neon (hanterad Postgres) i regionen eu-central-1 i Frankfurt, alltså inom EU. Kvitton är räkenskapsinformation, och bokföringslagen kräver att sådan förvaras i Sverige. Elektroniska handlingar får förvaras i ett annat EU-land om platsen anmäls till Skatteverket och några villkor till är uppfyllda. Utanför EU krävs i regel Skatteverkets tillstånd (bokföringslagen 7 kap. 2–4 §§).
• Filer — PDF-underlag och föreningens logotyp — ligger i en privat lagring hos Vercel Blob i Stockholm. Filerna är inte publikt läsbara: de hämtas server-side och lämnas bara ut till den som är inloggad i rätt förening.
• Drift och loggar sköts av Vercel. Serverfunktionerna körs i Frankfurt. Vercel hanterar också tekniska loggar över anrop till tjänsten; var de lagras anger Vercel inte, och vi kan se dem i ett dygn.
• Utskick. E-post skickas via Mailjet och SMS via 46elks, och bara när tjänsten är konfigurerad med nycklar för dem. Utan nycklar skickas inget alls.
• E-post till oss. Det du skickar till hej@heyref.se hanteras i Microsoft 365, i Brobox AB:s e-postmiljö. Microsoft lagrar e-posten inom EU och EFTA. Microsoft Corporation är ett amerikanskt bolag, och en överföring sker med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler och EU–US Data Privacy Framework.
• Push-notiser och appens uppdateringar går genom Expo (650 Industries, Inc.) och vidare till Apple eller Google. Alla tre är amerikanska bolag, och push-token, notisens innehåll och uppgifterna i uppdateringsfrågan förs över till USA. Överföringen sker med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler och, för Expo och Google, EU–US Data Privacy Framework.

Vercel och Expo använder också viss data för egna ändamål, som självständigt ansvariga: Vercel uppgifter om hur tjänsten används, för att driva och förbättra sina tjänster, och Expo sammanställda eller avidentifierade uppgifter, för att förbättra sina produkter.

• Intresseanmälningar raderas senast tolv månader efter vår senaste kontakt, om ingen förening sätts upp. Raderingen sker manuellt i dag — det finns ingen automatisk gallring av själva anmälningarna.
• Spärrnycklarna — den hashade IP-adressen och den hashade e-postnyckeln — lever i en timme, lika länge som spärren räknar. Efter det tas raden bort automatiskt. Städningen görs av nästa inkommande anmälan och inte av ett schemalagt jobb, så en enstaka rad kan ligga kvar något längre om ingen anmäler sig på ett tag. Raderas en intresseanmälan är den här raden alltså inte ett spår som blir kvar: den innehåller ingen adress i klartext och försvinner av sig själv.
• Godkända kvitton med verifikationsnummer är bokföringsunderlag och måste enligt bokföringslagen (7 kap. 2 §) sparas i sju år efter utgången av det kalenderår räkenskapsåret avslutades. De kan alltså inte raderas på begäran under den tiden.
• Konton och uppgifter som inte är bokföringsunderlag raderas när föreningen slutar använda HeyRef eller när du ber oss om det.
• Push-token raderas när du loggar ut ur appen, när du loggas ut från alla enheter, när du ber om att få kontot raderat och när du inte längre är aktiv i någon förening. Saknar telefonen anslutning när du loggar ut ligger token kvar tills något av de andra tillfällena. En token som Apple eller Google säger inte längre gäller slutar vi skicka till, men den raderas också först vid något av tillfällena ovan.

Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi har om dig, att få dem rättade, att få dem raderade när de inte längre behövs eller måste sparas enligt lag, och att invända mot hur vi behandlar dem. Skriv till hej@heyref.se så svarar vi. Är du inte nöjd med hur vi hanterar frågan kan du klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Ditt konto kan du be om att få raderat i appen, under Profil, eller på heyref.se/radera-konto. Där står vad som raderas direkt, vad som sparas och hur lång tid det tar.

Upptäcker vi att uppgifter kommit i orätta händer meddelar vi berörda föreningar och gör en anmälan till IMY enligt reglerna i dataskyddsförordningen. Hittar du en brist i hur vi hanterar uppgifter vill vi veta det direkt: hej@heyref.se.